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Corregedoria do ES profere decisão sobre envio de dados à CRC

PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
PROCESSO N.º 201400510448
 
 
REQUERENTE: SINDICATO DOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – SINOREG-ES
REQUERIDA: CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
 
  
DECISÃO
 
 
Trata-se de expediente administrativo deflagrado pelo Sindicato dos Notários e Registradores do Estado do Espírito Santo – SINOREG-ES, por meio do qual, na qualidade de entidade mantenedora e fiscalizadora da Central de Informações de Registro Civil – CRC – e com objetivo de preservar o adequado funcionamento da referida Central, solicita a esta Corregedoria Geral da Justiça a expedição de novos ofícios-circulares dirigidos aos Oficiais de Registro Civil de Pessoas Naturais deste Estado em atraso para que: 

a) efetuem, na CRC, a carga de todos os registros realizados no prazo de até 10 (dez) dias da data da prática do ato, nos termos do § 4º, do artigo 3º do Provimento 41/2013, e 

b) disponibilizem na CRC, no prazo de 05 (cinco) dias, após a solicitação, as respectivas certidões (de nascimento, casamento, óbito, etc…), conforme artigo 9º do Provimento 41/2013.

Instrui o pedido de providências os documentos de fls. 04/18.

Informação prestada pela Coordenadoria de Monitoramento de Foro Judicial e Extrajudicial à fl. 21, acompanhada dos documentos de fls. 22/25.

Às fls. 26/28, foi proferida decisão acolhendo o pedido de expedição de novos ofícios-circulares, que foram publicados no e-diário de 12/06/2014.
Em 30/06/2014, a Coordenadora de Monitoramento do Foro Judicial e Extrajudicial informa que os delegatários arrolados na planilha de fls. 33/34 encontravam-se inadimplentes quanto ao cumprimento do prazo previsto no artigo 9º do Provimento CGJES n.º 41/2013, qual seja o de expedição de certidões.

Às fls. 36/42 e 44/45, a Oficiala do Cartório de Registro Civil da Sede da Comarca de Anchieta, o Oficial do Cartório de Registro Civil do Distrito de Vila do Café, Comarca de Alegre, e a Registradora Civil da Sede da Comarca de Montanha, em atenção ao Ofício-Circular n.º 45/2014, solicitam, respectivamente, prorrogação de prazo, nos termos do artigo 4º, § 3º do Provimento n.º 41/2013.

Às fls. 43 e 46, os MMs. Juízes de Direito das Comarcas de Atílio Viváqua e Jerônimo Monteiro informam, respectivamente, que os serviços de registro civil de pessoas naturais das respectivas Comarcas estão cumprindo com todas as obrigações do Provimento CGJES n.º 41/2013.

Em 17/09/2014, a Coordenadora de Monitoramento do Foro Judicial e Extrajudicial novamente informa quais os delegatários eu se encontram inadimplentes quanto ao cumprimento do prazo previsto no artigo 9º do Provimento CGJES n.º 41/2013, qual seja o de expedição de certidões (documentos de fls. 47/48).

É o breve relatório. Decido.

Como cediço, o Provimento CGJES n.º 41/2013 instituiu no Estado do Espírito Santo a Central de Informações de Registro Civil – CRC -, que deverá ser integrada, obrigatoriamente, por todos os Oficiais de Registro de Pessoas Naturais do Estado (artigo 2º).

Para o adequado funcionamento desta Central, todos os Oficiais de Registro Civil que já se encontram em operação devem cumprir os prazos previstos no citado ato administrativo, principalmente os relativos à alimentação da base de dados eletrônicos (artigos 3º e 4º) e emissão das certidões requeridas através da CRC (artigo 9º), e ainda o previsto na Lei n.º 6.015/1973 no que toca à efetivação das comunicações previstas nos artigos 106 e 107.

Após breve leitura dos ofícios de fls. 36/46 (resposta aos Ofícios-Circulares n.º 45/2014 e 46/2014), constatei que alguns Oficiais de Registro Civil de Pessoas Naturais deste Estado podem, eventualmente, estar descumprindo os prazos previstos no artigo 3º, § 4º e artigo 9º, ambos do Provimento CGJES n.º 41/2013, e no artigo 106 da Lei Federal n.º 6.015/1973, por considerarem que o prazo estipulado no artigo 4º, do citado ato administrativo, precisa ser cumprido de forma prioritária.

Todavia, torna-se imperioso esclarecer a estes delegatários que os prazos previstos no Provimento CGJES n.º 41/2013, bem como na Lei Federal n.º 6.015/1973 foram fixados, de maneira diferenciada, para cada obrigação, devendo todos serem respeitados. Vejamos os prazos:

A) Prazo para realizar a carga dos novos dados registrais:

Art. 3º. A Central será constituída por Sistema de Banco de Dados Eletrônico, que será alimentado pelos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais com os atos de registro de sua competência.
(…)

§ 4º Os oficiais de registro deverão efetuar a carga de todos os registros realizados no prazo de até 10 (dez) dias da data da prática do ato.

§ 5º Qualquer alteração nos registros informados à Central de Informações de Registro Civil – CRC deverá ser atualizada no mesmo prazo e forma do parágrafo anterior.

De acordo com este dispositivo, todo Oficial de Registro Civil que lavrar em seu serviço novo registro deverá, no prazo de 10 (dez) dias, contados da prática do ato, efetuar carga deste novo ato no banco de dados da CRC.

Nota-se que o cumprimento desta obrigação não exime o delegatário de observar o prazo estipulado para lançar, no banco de dados da CRC, as informações relativas a todo seu acervo registral. Ao contrário, ambas as obrigações devem ser cumpridas simultaneamente, até que todo o acervo esteja carregado no sistema. Exemplo: se o delegatário, até o dia 02 de junho de 2014, já havia lançado 50% de seu acervo no banco de dados da CRC e coincidentemente na mesma data lavrou um registro de nascimento, pode-se concluir que até o dia 12 de junho de 2014, ele deveria cumprir duas obrigações: efetivar a carga no sistema do remanescente de seu acervo, bem como lançar na CRC as informações referente ao novo ato registral praticado.

B) Prazo para carga do acervo de dados registrais (considerando as alterações do Provimento CGJES n.º 13/2014):
Art. 4º Todos os Registradores Civis de Pessoas Naturais do Espírito Santo deverão inserir no banco de dados da CRC as informações referentes aos registros lavrados desde 1º de janeiro de 1976, devendo a carga de todo o acervo estar integralmente concluída:

I) Até 31 (trinta e um) de dezembro de 2014, para todas as unidades que, em 17/09/2014, já se encontram em operação no sistema (listagem em anexo).

II) Até 31 (trinta e um) de janeiro de 2015, para as unidades classificadas no Módulo de Correição online, em 17/09/2014, como “Fora do Sistema” e “Sem Carga” (listagens em anexo).

III) Até 28 (vinte e oito) de fevereiro de 2015, para os Cartórios de Registro Civil e Tabelionato de Notas dos Distritos de: Crubixá e Uriânia (ambos da Comarca de Alfredo Chaves), Pacotuba (Comarca de Cachoeiro de Itapemirim) e Princesa (Comarca de Rio Novo do Sul), que serão cadastrados na CRC.

§ 1º O sistema deverá gerar relatório das cargas efetuadas pelos oficiais do registro civil de pessoas naturais para o fim de acompanhamento e fiscalização pela Corregedoria Geral da Justiça (auditoria on line do sistema).

Com a publicação do Provimento CGJES n.º 13/2014, os prazos originalmente fixados no artigo 4º do Provimento CGJES n.º 41/2013 foram prorrogados, razão pela qual, até o advento das datas-limites, todos os Registradores Civis de Pessoas Naturais que ainda não fizeram carga de seu acervo deverão, simultaneamente, lançar no banco de dados da CRC as informações referentes aos dados registrais já efetivados e, em até 10 (dez) dias, as relativas a novo ato praticado.

C) Prazo para expedição de certidão:

Art. 9º. Caso encontrado o registro pesquisado pela Serventia de Registro Civil solicitante, poderá o consulente, no mesmo ato, solicitar a expedição da respectiva certidão, que, pagos os emolumentos e custas devidos, será disponibilizada na Central de Informações de Registro Civil – CRC no prazo de até 5 (cinco) dias, em formato eletrônico.

Art. 14. Os Oficiais de Registro Civil deverão atender, obrigatoriamente, os pedidos de certidão feitos por via postal, eletrônica, ou pela Central de Informações do Registro Civil, desde que satisfeitos os emolumentos, sob as penas da lei.

Embora o prazo máximo para realização de carga do acervo no sistema não tenha expirado (artigo 4ª), o Registrador Civil, nos termos do artigo 9º, do Provimento CGJES n.º 41/2013, precisa responder, no prazo impreterível de 05 (cinco) dias, a todas as solicitações de expedição de certidão que lhe são dirigidas, sob pena de violar dever funcional insculpido no artigo 30, incisos X e XIV, da Lei 8.935/1994, bem como de inviabilizar o adequado funcionamento da CRC.

D) Prazo para realizar as comunicações previstas nos artigos 106 e 107 da Lei Federal n.º 6.015/1973:

Art. 106. Sempre que o oficial fizer algum registro ou averbação, deverá, no prazo de cinco dias, anotá-lo nos atos anteriores, com remissões recíprocas, se lançados em seu cartório, ou fará comunicação, com resumo do assento, ao oficial em cujo cartório estiverem os registros primitivos, obedecendo-se sempre à forma prescrita no artigo 98. (Renumerado do art. 107 pela Lei nº 6.216, de 1975).

Parágrafo único. As comunicações serão feitas mediante cartas relacionadas em protocolo, anotando-se à margem ou sob o ato comunicado, o número de protocolo e ficarão arquivadas no cartório que as receber.

Art. 107. O óbito deverá ser anotado, com as remissões recíprocas, nos assentos de casamento e nascimento, e o casamento no deste.
Da leitura do dispositivo, pode-se verificar que o Oficial de Registro Civil que receber comunicação a respeito da lavratura do novo ato de registro civil ou de averbação deverá anotá-lo, no prazo de 05 (cinco) dias, no atos anteriores que estiverem arquivados em seu acervo.

Esclarecida esta confusão, e considerando a existência de atraso no cumprimento dos prazos descritos nos itens “A”1, “C”2 e “D”3, entendo ser indispensável a adoção de providências para que os todos os prazos previstos no Provimento CGJES n.º 41/2013, em especial os previstos nos artigos 3º, § 4º e 9º, bem como o previsto no artigo 106 da Lei n.º 6.015/1973 sejam rigorosamente observados.

À luz do exposto e, por despiciendas outras considerações, determino a expedição/publicação, no e-diário, de dois ofícios-circulares, nos seguintes termos:

a) dirigido aos Oficiais de Registro Civil de Pessoas Naturais deste Estado que se encontram em atraso: a) na alimentação da base de dados eletrônicos da CRC quanto aos novos atos de registro efetivados (artigo 3º, § 4º do Provimento CGJES n.º 41/2013); e/ou b) na emissão das certidões requeridas através da CRC (artigo 9º do referido ato administrativo); e/ou c) na baixa das comunicações realizadas por força dos artigos 106 e 107, da Lei n.º 6.015/1973, a fim de alertá-los que a não regularização das pendências, no prazo impreterível de 15 (quinze) dias, acarretará a adoção das medidas disciplinares pertinentes, publicando-se com o ato as planilhas em anexo e a acostada à fl. 47.

b) dirigido aos magistrados com competência em registros públicos deste Estado, recomendando-lhes que fiscalizem o cumprimento integral da presente decisão, adotando, em caso de descumprimento injustificável, as providências disciplinares cabíveis, conforme autoriza o Provimento CGJES n.º 37/2013.
Por prudência, encaminhe-se cópia da presente decisão, bem como do primeiro ofício-circular a todos os delegatários que se encontram em atraso.

Por fim, expeça-se ofício ao Presidente do SINOREG-ES, encarecendo-lhe que adote as providências que entender cabíveis no sentido de auxiliar os registradores civis de pessoas naturais que se encontram em atraso no que toca ao cumprimento integral do Provimento n.º 41/2013.
Diligencie-se. Tudo cumprido, arquive-se.

À Coordenadoria de Monitoramento de Foros para o cumprimento das diligências.

Vitória/ES, 19 de setembro de 2014.
CARLOS ROBERTO MIGNONE
Corregedor-Geral da Justiça

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1Com respaldo na planilha “Cartórios sem carga a mais de 10 dias”, extraída do Módulo de Correiçãoonline da CRC, constato que 67 (sessenta e sete) delegatários encontravam-se, no dia 17/09/2014, descumprindo as disposições do artigo 3º, § 4º.
2Conforme documento de fl. 47, 25 (vinte e cinco) solicitações de expedição de certidão dirigidas a serviços de registro civil deste Estado estavam sem resposta até a data de 17/09/2014.
3Consoante planilha “Comunicações Abertas”, extraída do Módulo de Correição online da CRC, constato que 126 (cento e vinte e seis) delegatários encontravam-se com pendências, no dia 17/09/2014, referentes às comunicações enviadas por força do artigo 106 da Lei n.º 6.015/1973.


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