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Provimento nº 45/2021 da CGJ-ES dispõe do tratamento de dados pessoais pelos notários e registradores do estado

PROVIMENTO Nº 45/2021
Dispõe sobre o tratamento e proteção de dados pessoais pelos delegatários dos serviços extrajudiciais de notas e de registro de que trata o art. 236, da Constuição da República,
em cumprimento à Lei Federal nº 13.709/2018.
O Excelenssimo Senhor Desembargador NEY BATISTA COUTINHO, Corregedor Geral da Jusça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e, CONSIDERANDO que a Corregedoria Geral da Jusça do Estado do Espírito Santo é órgão de fiscalização,
que disciplina a orientação administrava, com jurisdição em todo Estado, conforme dispõe o art. 35, da Lei Complementar Estadual nº 234/2002 (Código de Organização Judiciária) e o art. 37 da Lei Federal n.º
8.935/94 (Lei dos Notários e Registradores).

CONSIDERANDO as definições estratégicas fixadas pelo Conselho Nacional de Jusça no XIV Encontro Nacional do Poder Judiciário, realizado nos dias 26 e 27 de novembro de 2020;

CONSIDERANDO a Diretriz Estratégica 4 da Corregedoria Nacional de Jusça para o ano de 2021 de \"regulamentar e supervisionar a adequação dos serviços notariais e de registro às disposições
condas na Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, inclusive mediante verificação nas inspeções ordinárias\";

CONSIDERANDO os enunciados registrados no 85º Encontro do Colégio Permanente de Corregedores Gerais dos Tribunais de Jusça do Brasil (ENCOGE), realizado no dia 25 de março de 2021;

CONSIDERANDO que a Lei n. 13.709, de 14.8.2018 – LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD), traz consigo o propósito de produzir profundos reflexos na sociedade brasileira colhendo,
especialmente, a avidade registral e notarial;
CONSIDERANDO que o novo regime de tratamento de dados pessoais se aplica aos serviços públicos extrajudiciais de notas e de registros prestados na forma do art. 236, de Constuição da República e por
força do art. 1º da Lei Geral de Proteção de Dados;

CONSIDERANDO que os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, no desempenho de suas avidades, são controladores de dados pessoais;

CONSIDERANDO o comparlhamento de dados pessoais com as Centrais de Serviços Eletrônicos

Comparlhados, pelos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, decorrente de previsões legais e normavas;

RESOLVE:

Art. 1º. Acrescentar os argos 23-A a 23-Q ao Código de Normas da Corregedoria Geral da Jusça,
Tomo II-Foro Extrajudicial, com a seguinte redação:

“CAPÍTULO III”

DO TRATAMENTO E PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

Art. 23-A. O regime estabelecido pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, será observado em todas as operações de tratamento realizadas pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro
a que se refere o art. 236 da Constuição Federal, independentemente do meio ou do país onde os dados sejam armazenados e tratados, ressalvado o disposto no art. 4° daquele estatuto, devendo os
responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais observar a necessidade do tratamento e proteção dos dados pessoais e informar aos usuários através de cartazes, site e meios de comunicação da
servena o cumprimento da lei, conforme modelo condo no anexo I, deste provimento.

§1° - No tratamento dos dados pessoais, os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro deverão observar os objevos, fundamentos e princípios previstos nos arts. 1º, 2º e
6º da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

Art. 23-B - Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, na qualidade de tulares, interventores ou interinos, são controladores e responsáveis pelas decisões
referentes ao tratamento dos dados pessoais.

Art. 23-C - Consideram-se inerentes ao exercício dos ocios os atos pracados nos livros mandos por força de previsão nas legislações específicas, incluídos os atos de inscrição, transcrição, registro,
averbação, anotação, escrituração de livros de notas, reconhecimento de firmas, autencação de documentos; as comunicações para unidades disntas, visando as anotações nos livros e atos nelas
mandos; os atos pracados para a escrituração de livros previstos em normas administravas; as informações e cerdões; os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de
serviços eletrônicos comparlhados que decorrerem de previsão legal ou normava.

Art. 23-D - O tratamento de dados pessoais desnados à práca dos atos inerentes ao exercício dos socios notariais e registrais, no cumprimento de obrigação legal ou normava, independe de autorização
específica da pessoa natural que deles for tular, em razão das bases legais constantes no art. 7º, incisos II; V e VI da Lei 13.709/2018.

§1º. Os sistemas ronas e procedimentos internos ulizados para o tratamento e armazenamento de dados pessoais deverão atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas prácas e de
governança e aos princípios gerais estabelecidos na Lei n. 13.709/2018 e no Provimento nº 74/2018 do Conselho Nacional de Jusça.

§2º. Servenas que, porventura, não se encontrarem adequadas aos padrões mínimos de segurança em razão de comprovada incapacidade financeira devem estabelecer convênios, em regime cooperavo, ou
contratos com endades colevas de representação da classe notarial e registral, de modo a comparlhar estruturas sicas e de pessoal, quando viável ao atendimento das exigências técnicas do Provimento nº
74/2018 do Conselho Nacional de Jusça.
§3º. As exigências do art. 9º, art. 11, §2º e art. 23, inc. I, todos da LGPD podem ser cumpridas mediante edição de aviso de privacidade relavo a cada espécie ato notarial e registral pracado pela servena em
questão, o qual será publicado pelos canais de comunicação com público que a servena dispuser, tais como a afixação no mural do local de atendimento, disponibilização na página da internet e/ou redes
sociais, ou ainda através do envio destes avisos e polícas através de e-mails ou comunicadores digitais, quando requisitados pelo tular.
§4º. O aviso de privacidade deve ser elaborado por espécie de ato pracado pelo serviço notarial e de registro e deve conter a integralidade do ciclo de tratamento de dados na servena, incluindo, mas não
se limitando: a previsão legal do tratamento; a finalidade específica do tratamento; procedimentos e as prácas ulizadas para a avidade; forma e duração do tratamento; formas de armazenamento;
idenficação do controlador; idenficação dos contatos do encarregado pela proteção de dados, dentre eles, o nome completo e email; informações acerca do uso comparlhado de dados pelo controlador e a
finalidade; responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; direitos do tular, com menção explícita aos direitos condos no art. 18 da LGPD; informação expressa e em destaque de que o
tratamento de dados pessoais for condição para o fornecimento de produto ou de serviço ou para o exercício de direito; quando houver tratamento de dados pessoais sensíveis, informação de que este é
indispensável para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador e, quando o caso, de que o tratamento comparlhado de dados necessários à execução, pela administração pública, de
polícas públicas previstas em leis ou regulamentos.

§5º – As servenas deverão se atentar para produzir avisos de privacidade com redação em linguagem compreensível e direcionada ao público e com a ulização de técnicas de Visual Law e Legal Design
(linguagem clara e elementos ilustravos), observando o atendimento do art. 6º, inciso VI; do art. 9º, caput e §1º e do art. 14, §6º, do diploma de Proteção de Dados.

§6º Para cumprimento do art. 23, inc. III e do art. 41 da LGPD, o serviço notarial ou de registro de menor porte poderá indicar como Encarregado de Proteção de Dados o próprio notário ou registrador para
cumprir as avidades previstas no §2º do art. 41, a saber, aceitar reclamações e comunicações dos tulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; receber comunicações da autoridade nacional e
adotar providências; orientar os funcionários e os contratados da endade a respeito das prácas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais.

Art. 23-E - Para o tratamento dos dados pessoais os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, sob sua exclusiva responsabilidade, poderão nomear operadores ou
encarregados integrantes ou não integrantes do seu quadro de prepostos, desde que na qualidade de prestadores terceirizados de serviços técnicos, informando a nomeação através de portaria à
Corregedoria Geral da Jusça.
§ 1º. Os prepostos e os prestadores terceirizados de serviços técnicos deverão ser orientados sobre os deveres, requisitos e responsabilidades decorrentes da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e
manifestar a sua ciência, por escrito, mediante cláusula contratual ou termo autônomo a ser arquivado na servena, inclusive comprovantes da parcipação em cursos, conferências, seminários ou qualquer
modo de treinamento proporcionado pelo controlador aos operadores e encarregado, com indicação do conteúdo das orientações transmidas por esse modo.

§ 2º. Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro orientarão todos os seus operadores ou encarregados sobre as formas de coleta, tratamento e comparlhamento de
dados pessoais a que verem acesso, bem como sobre as respecvas responsabilidades, e arquivarão mediante termos as orientações transmidas por escrito e a comprovação da ciência pelos desnatários.

§ 3º. Compete aos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro verificar o cumprimento, pelos operadores prepostos ou terceirizados, do tratamento de dados pessoais
conforme as instruções que fornecer e as demais normas sobre a matéria.

§ 4º. A orientação aos operadores ou encarregados, e qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases de coleta, tratamento e comparlhamento abrangerá, ao menos:
I – as medidas de segurança, técnicas e administravas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou
qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito;

II – a informação de que a responsabilidade dos operadores prepostos, ou terceirizados, e de qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases abrangida pelo fluxo dos dados pessoais, subsiste mesmo
após o término do tratamento;

III – a forma de comunicação com aqueles que forneçam os seus dados pessoais e com terceiros.
IV – o atendimento de eventuais solicitações dos direitos do tular de dados condo no art. 18 da Lei Geral de Proteção de Dados, em prazo razoável.

§ 5º. Cada unidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro deverá manter um encarregado que atuará como canal de comunicação entre o controlador, os tulares dos dados e a Autoridade Nacional
de Proteção de Dados (ANPD).

§6º - Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro poderão nomear encarregado integrante do seu quadro de prepostos, ou prestador terceirizado de serviços técnicos.

§7º - Poderão ser nomeados como encarregados prestadores de serviços técnicos com remuneração integralmente paga, ou subsidiada, pelas endades representavas de classe, promovida mediante
contrato escrito, a ser arquivado em classificador próprio, de que parciparão o controlador na qualidade de responsável pela nomeação e o encarregado.

§8º - A nomeação de encarregado não afasta o dever de atendimento pelo responsável pela delegação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, quando for solicitado pelo tular dos dados pessoais.

§ 9º - A avidade de orientação dos prepostos e prestadores de serviços terceirizados sobre as prácas a serem adotadas em relação à proteção de dados pessoais, desempenhada pelo encarregado, não afasta
igual dever atribuído aos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.

Art. 23-F - Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro manterão em suas unidades:
I - sistema de controle do fluxo abrangendo a coleta, tratamento, armazenamento e comparlhamento
de dados pessoais, até a restrição de acesso futuro;

II - políca de privacidade que descreva os direitos dos tulares de dados pessoais, de modo claro e acessível, os tratamentos realizados e a sua finalidade;

III - canal de atendimento adequado para informações, reclamações e sugestões ligadas ao tratamento de dados pessoais, com fornecimento de formulários para essa finalidade.

IV – cartazes explicavos no interior das servenas e em seus meios de comunicação sobre o cumprimento da lei de proteção de dados, a políca de privacidade e o canal de atendimento aos
usuários dos serviços extrajudiciais, de forma clara e que permita a fácil visualização e o acesso intuivo, podendo, a critério dos responsáveis pelas delegações, ser divulgados nos recibos entregues para as
partes solicitantes dos atos notariais e de registro;

V – formulário para terceiros preencherem e assinarem o requerimento para obtenção de informações, de acordo com o anexo III deste provimento.

Art. 23-G. Os sistemas de controle de fluxo abrangendo coleta, tratamento, armazenamento e comparlhamento de dados pessoais deverão proteger contra acessos não autorizados e situações
acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, sendo vedado o comparlhamento dos dados pessoais sem autorização específica, legal ou normava e permir, quando
necessário, a elaboração dos relatórios de impacto previstos nos arts. 32 e 38 da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018.

§ 1º. As endades representavas de classe poderão fornecer formulários e programas de informáca para o registro do controle de fluxo, abrangendo coleta, tratamento, armazenamento e
comparlhamento de dados pessoais, adaptados para cada especialidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.

§ 2º. Os incidentes de segurança com dados pessoais serão imediatamente comunicados pelos operadores ao controlador e à Corregedoria Geral da Jusça, no prazo máximo de 24 horas, com
esclarecimento da natureza do incidente e das medidas adotadas para a apuração das suas causas e a migação de novos riscos e dos impactos causados aos tulares dos dados.
§ 3º. A anonimização de dados pessoais para a transferência de informações para as Centrais Eletrônicas de Serviços Comparlhados, ou outro desnatário, será efetuada em conformidade com os critérios
técnicos previstos no art. 12, e seus parágrafos, da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

§ 4º. Os registros serão elaborados de forma individualizada para cada ato inerente ao exercício do ocio, ou para cada ato, ou contrato, decorrente do exercício do gerenciamento administravo e financeiro da
unidade que envolva a coleta, tratamento, armazenamento e comparlhamento de dados pessoais.

Art. 23-H. Os tulares terão livre acesso aos dados pessoais, mediante consulta facilitada e gratuita que poderá abranger a exadão, clareza, relevância, atualização, a forma e duração do tratamento e a
integralidade dos dados pessoais.

§ 1º. O livre acesso é restrito ao tular dos dados pessoais e poderá ser promovido mediante informação verbal ou escrita, conforme for solicitado.

§ 2º. Na informação, que poderá ser prestada por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou por documento impresso, deverá constar a advertência de que foi entregue ao tular dos dados pessoais, na
forma da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e que não produz os efeitos de cerdão e, portanto, não é dotada de fé pública para prevalência de direito perante terceiros.

§ 3º. As cerdões e informações sobre o conteúdo dos atos notariais e de registro, para efeito de publicidade e de vigência, serão fornecidas mediante remuneração por emolumentos, ressalvadas as
hipóteses de gratuidade previstas em lei específica.

Art. 23-I. Para a expedição de cerdão ou informação restrita ao que constar nos indicadores e índices pessoais poderá ser exigido o fornecimento, por escrito, da idenficação do solicitante e da finalidade da
solicitação.

§1º - Igual cautela poderá ser tomada quando forem solicitadas cerdões ou informações em bloco, ou agrupadas, ou segundo critérios não usuais de pesquisa, ainda que relavas a registros e atos notariais
envolvendo tulares disntos de dados pessoais.

§2° - Poderão ser negadas, por meio de nota fundamentada, as solicitações de cerdões e informações formuladas em bloco, relavas a registros e atos notariais relavos ao mesmo tular de dados pessoais
ou a tulares disntos, quando as circunstâncias da solicitação indicarem a finalidade de tratamento de dados pessoais, pelo solicitante ou outrem, de forma contrária aos objevos, fundamentos e princípios
da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

§ 3º. As cerdões, informações e interoperabilidade de dados pessoais com o Poder Público, nas hipóteses previstas na Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e na legislação e normas específicas, não
se sujeitam ao disposto nos itens 144 a 144.3 deste Provimento.

§ 4º. Será exigida a idenficação do solicitante para as informações, por via eletrônica, que abranjam dados pessoais, salvo se a solicitação for realizada por responsável pela unidade, ou seu preposto, na
prestação do serviço público delegado.
Art. 23-J. A reficação de dado pessoal constante em registro e em ato notarial deverá observar o procedimento, extrajudicial ou judicial, previsto na legislação ou em norma específica.

Art. 23-K. Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro não se equiparam a fornecedores de serviços ou produtos para efeito de portabilidade de dados pessoais,
mediante solicitação por seus tulares, prevista no inciso v do art. 18 da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.

Art. 23-L. É vedado aos responsáveis pelas delegações de notas e de registro, aos seus prepostos e prestadores de serviço terceirizados, ou qualquer outra pessoa que deles tenha conhecimento em razão
do serviço, transferir ou comparlhar com endades privadas dados a que tenham acesso, salvo mediante autorização legal ou normava.

Parágrafo único. As transferências, ou comparlhamentos, de dados pessoais para as Centrais de Serviços Eletrônicos Comparlhados, incluídos os relavos aos sistemas de registro eletrônico sob a suaresponsabilidade, serão promovidas conforme os limites fixados na legislação e normas específicas.
Art. 23-M. A inulização e eliminação de documentos observará tabela de temporalidade de documentos e será promovida de forma a impedir a idenficação dos dados pessoais neles condos.
Parágrafo único. A inulização e eliminação de documentos não afasta os deveres previstos na Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, em relação aos dados pessoais que remanescerem em índices,
classificadores, indicadores, banco de dados, arquivos de segurança ou qualquer outro modo de
conservação adotado na unidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.

Art. 23-N. O cumprimento da lei geral de proteção de dados pelas servenas extrajudiciais será objeto das inspeções e correições, devendo ser fiscalizada a existência de polícas e governança na proteção dos
dados; existência de canal de comunicação com os tulares dos dados; nomeação do encarregado ou operador; cumprimento do provimento nº 74/2018 do Conselho Nacional de Jusça, existência de
formulário para terceiros obterem os dados protegidos, dentre outros.
Art. 23-O. A apuração de eventual descumprimento dos deveres decorrentes da Lei nº 13.709/2018, para efeito de responsabilidade disciplinar com fundamento na Lei nº 8.935/1994, será realizada por esta
Corregedoria Geral da Jusça, com fulcro no Código de Normas, independentemente das sanções administravas impostas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Art. 2. Este Provimento entra em vigor após 45 (quarenta e cinco) dias da data de sua publicação.
CUMPRA-SE, PUBLIQUE-SE E COMUNIQUE-SE.

ANEXO I 
MODELO DE CARTAZ PARA DIVULGAÇÃO NOS MEIOS DE COMUNICAÇÃO DA SERVENTIA